Primeiramente, conseguir extrair dos funcionários as melhores competências, além de uma postura comprometida é um dos desafios do setor de pessoas, além de ser para os gestores, diante disso, vamos lhe trazer algumas estratégias para melhorar o desempenho da equipe.

Ainda mais, em tempos de corona vírus, ao qual a grande maioria das empresas foi atingida financeiramente.

Consequentemente houve uma redução em seus colaboradores, seja através de demissões ou reduções de jornada ou ainda Home Office, no entanto utilizar uma mão de obra menor com a mesma produção é um grande desafio.

No entanto, o excesso de trabalho e o receio com a crise nesse momento pode fazer com que muitos desses funcionários promissores percam o ritmo e vejam sua produtividade cair.

Primeira estratégia para melhorar o desempenho da equipe: Conhecendo as dores do seu time

O desafio de liderar, muito além do que dirigir um time, é também a competência que um indivíduo tem de compreender as pessoas a sua volta e motivá-las em uma direção determinada.

Assim, o gestor adota a importante função de estar atento a quais são os impedimentos que geram falta de empenho.

Assim tendo o papel fundamental de trabalhar para superar essa questão de maneira inteligente e eficiente.

Claro que liderar não é uma tarefa simples, mas é possível (e necessária).

Contudo, o principal ponto neste caso é conhecer sua equipe.

Portanto isso se refere a manter um canal aberto de comunicação entre líder e liderados.

De forma que cada haja facilidade em se posicionar para ambos os lados.

COMO OUVIR OS FUNCIONÁRIOS?

Obviamente que ao adotar uma postura aberta, o líder demonstra estar conectado com as necessidades práticas da equipe.

Diante disso é muito mais fácil gerar automaticamente um espaço para a comunicação livre e aberta.

A princípio isso já mantêm um clima confortável na equipe, porém isso se apresenta uma maneira informal de comunicação.

No entanto, ainda existem algumas formas estruturadas em ouvir o colaborador como:

• Avaliação de Clima Organizacional: A avaliação de clima organizacional tem o objetivo de analisar o engajamento e satisfação dos funcionários, permitindo uma maior compreensão sobre fatores que interferem na produtividade de colaboradores e na interação de equipes e facilitando a identificação de elementos que podem ser melhorados no ambiente de trabalho.
• Avaliação de Desempenho: Através da ferramenta, obrigatoriamente o líder precisará parar e realizar um feedback estruturado ao seu liderado.
• Reuniões periódicas para feedback: ao serem estabelecidos no calendário datas prévias para feedback como uma das obrigações da liderança isso se torna uma das responsabilidades do líder e ele consequentemente separa estrategicamente um período da sua agenda para ter esse momento.
• Descritivo de cargos: ao se ter delimitado exatamente o que é de responsabilidade de cada cargo, fica fácil passar ao colaborador o que é esperado dele referente as atividades.

Seja formal ou informal, esse momento de escutar a dor da equipe é extremamente importante, pois são eles que estão na frente do cliente e ouvi-los gera engajamento e mudanças estratégicas.

Segunda estratégia para melhorar o desempenho da equipe: Investir nos colaboradores

Depois de conhecer sua equipe e entender o que efetivamente precisa ser mudado, em si e nos funcionários, começa um segundo momento para o gestor de pessoas: desenvolver ações que aprimorem os gaps e elevem a capacitação da equipe.

E como fazer isso?

Treinamentos e palestras, tanto internos quanto externos demonstram ser uma extraordinária metodologia para desenvolver e extrair o que há de melhor em seus perfis.

COMO COMEÇAR?

Dentro desse contexto existem algumas formas de treinamento, vamos a eles:

• Palestras: A palestra nada mais é do que uma apresentação oral.

Por fim, tem como objetivo proporcionar, de maneira prática e rápida, conteúdos importantes, novidades sobre determinado tema ou sobre o mercado em que a empresa está inserida.

• Treinamento interno: O treinamento interno, é aquele realizado dentro das dependências da Empresa, podendo ser realizado em um auditório, sala de reuniões ou outro local adequado.
• Treinamento externo: também conhecido como Team buinding, tem sua principal metodologia baseada em atividades lúdicas realizadas fora da empresa e a proposta é que elas sejam próximas à realidade da empresa, porém com a liberdade de expressão sem os parâmetros e etiquetas implícitos no ambiente organizacional, assim é possível trabalhar mais profundamente e de maneira impactante temas como engajamento, trabalho em equipe, etc.

Uma dica: valorize muito o profissional que demonstrar interesse em aprender cada vez mais.

Terceira estratégia para melhorar o desempenho da equipe: Estabelecer metas

Conhecer os resultados obtidos por cada funcionário é uma das principais maneiras de medir o desenvolvimento que ele teve em determinado período.

Por isso, se sua empresa não trabalha com a definição de metas individuais e coletivas e não acompanha os resultados de perto, é hora de começar a mudar essa prática em busca de mais conhecimento da organização.

Mas ao estabelecer metas é preciso cuidado para não as tornar irreais e inalcançáveis.

Caso isso ocorra, os objetivos podem deixar de ser um incentivo e transformarem-se em um suplício para os funcionários.

Se tornando isso, será um tiro no pé e com isso ao invés de ser motivador será desmotivador.

Ou ainda será simplesmente algo que ninguém leva a sério e a empresa acaba perdendo sua credibilidade.

ALGUNS CRITÉRIOS PARA ADOÇÃO DE METAS

• Conheça os processos necessários para que cada tarefa seja realizada adequadamente, garantindo, pelo menos, o mínimo de qualidade;
• Cuidado com metas específicas demais, pois elas podem fazer com que os funcionários percam o foco em outros pontos tão importantes;
• Tenha certeza de que a estrutura da empresa, seja ela física, tecnológica ou de pessoal, é suficiente para atender às demandas;
• Acompanhe os resultados avaliando critérios globais, que levem em conta aspectos operacionais, financeiros e de mercado;
• Atribua recompensas, mas cuidado para que esse ganho extra não se torne o foco dos funcionários em detrimento de uma cultura de crescimento consistente.

Quarta estratégia para melhorar o desempenho da equipe: Estimular momentos de descontração

Buscar constantemente um resultado satisfatório no emprego é a rotina da maioria dos profissionais.

Mas essa constante cobrança pode fazer com que os funcionários fiquem cansados.

Por consequência, não consigam mais produzir o quanto deveriam — nem com a mesma qualidade.

Aí a cobrança deixa de ser motivação e torna-se um fardo.

Por isso, é preciso estimular momentos de descontração na equipe, que servirão para que cada pessoa coloque a cabeça no lugar, relaxe um pouco e volte a produzir como antes.

Para a empresa, pode parecer um tanto complicado encontrar maneiras de auxiliar esse processo, no entanto ela é a principal interessada em ter profissionais motivados em seu time.

As empresas mais modernas já têm implantado estratégias diferenciadas, veja a seguir:

• Salas de descompressão: A sala de descompressão é um espaço que a empresa oferece aos colaboradores para que eles se desconectem um pouco do trabalho.

Seu principal desígnio é gerar relaxamento e descontração, fazendo com que os colaboradores retornem a trabalhar revigorados.

É um ambiente estimulante, com decoração colorida e descontraída, oferece atividades interessantes e divertidas aos colaboradores, como jogos, alimentos e elementos que promovem a convivência.

• Lanchinhos leves: Ter direito a lanchinhos – de preferência saudáveis, não precisa ser nenhum banquete com direito a refil de bebidas.

Uma seleção de frutas, biscoitos, leite, suco pães e frios é suficiente para compor os lanches da manhã e da tarde, em que a fome e o sono batem.

Mais do que conquistar os funcionários, que economizarão tempo e dinheiro, oferecer essas refeições pequenas é também uma forma de excitar o intercâmbio entre pessoas.

• Minibiblioteca: contar com uma minibiblioteca, com espaços de relaxamento e leitura, e um catálogo de livros, que pode inclusive ser compartilhado com objetos dos próprios colaboradores.

E não ache que essas estratégias são apenas para empresas conhecidas como start-ups próximas a google e facebook, pois atualmente cada vez mais as organizações tem percebido como as pessoas que trabalham com elas fazem a diferença nos resultados.

CONCLUSÃO

Esperamos que com essa matéria você tenha se convencido de que é importante cuidar do desenvolvimento de sua equipe.

No entanto, nada adiantará se não criar um plano de ação.

Diante disso, é hora de traçar sua estratégia e começar a colocar em prática tudo o que tratamos aqui.

Como dissemos, os colaboradores são o principal ativo de uma empresa.

Diante disso, eles precisam estar satisfeitos com o que fazem (e como fazem) para garantir os melhores resultados.

Ter um time realmente engajado é a principal dificuldade das empresas.

No entanto, como vimos com estratégias e ações isso é totalmente possível.

Seja desenvolvendo cada pessoa para o que ela tem mais habilidade e também encontrando formas de aprimorar qualquer ponto que se faça necessário.

Quer ter mais apoio e suporte em ações de engajamento e motivação de seus colaboradores? A Time Consultoria em RH tem estratégias de diagnóstico e suporte ao RH de empresas, nos contate.

Por: Audrey Faria – Consultora em RH.

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SWOT ou Análise FOFA (Forças, Oportunidades, Fraquezas e Ameaças em português) é uma técnica de planejamento estratégico utilizada para auxiliar pessoas ou organizações a identificar forças, fraquezas, oportunidades, e ameaças relacionadas à competição em negócios ou planejamento de projeto. (Fonte: Wikipedia)

Contudo, a Análise SWOT é um sistema simples para posicionar ou verificar a posição estratégica da empresa no ambiente em questão.

Ela se divide em 04 partes, sendo a análise das Forças e Fraquezas, e oportunidades e ameaças.

1. Ferramenta SWOT: Potencialidades e Fragilidades

As potencialidades e fragilidades referem-se à empresa e aos seus produtos.

A ferramenta faz as perguntas que permitirá determinar qual será o caminho a ser seguido no direcionamento do planejamento estratégico.

Nestes itens, além da análise interna, é importante considerar também a visão dos concorrentes.

2. Ferramenta SWOT: Fraquezas e ameaças 

As oportunidades e ameaças comumente são tomadas como fatores externos sobre os quais a companhia não exerce controle.

Algumas das oportunidades e ameaças serão desenvolvidas a partir das potencialidades e fragilidades da companhia e de seus produtos.

No entanto a maior parte será derivadas do ambiente, das circunstâncias em segmentos de mercado-chave e, é claro, da concorrência.

Sendo assim, uma oportunidade é algo que pode ser explorada em favor da empresa.

Desta forma, poderia ser uma oportunidade provocada por um mercado em expansão ou pela abertura de um novo mercado.

Além disso, as ameaças podem existir de fato ou serem também ameaças potenciais em algum momento do futuro.

Uma ameaça poderia ser apresentada pelos baixos preços de concorrência, mas poderia ser igualmente o resultado de uma legislação governamental planejada ou de uma queda potencial de uma taxa de câmbio em particular.

3. Como iniciar a implantação do SWOT

Primeiro de tudo, realiza-se uma análise da empresa

Em segundo lugar, deve fazer a mesma coisa em relação aos principais concorrentes e para os produtos, áreas geográficas e segmentos de mercado cobertos pelo plano.

Devem ser feitas também uma lista com as características dos produtos-chave e os benefícios que essas características dão ao cliente.

Para as áreas geográficas (áreas-chave de venda) e para os segmentos de mercado (mercados estratégicos), o principal interesse está nas oportunidades e nas ameaças.

Exemplos do SWOT: Potencialidades

• Credibilidade no mercado;
• Tempo de empresa;
• Produção própria;
• Tecnologia atualizada frente às demandas no mercado;
• Equipe técnica especializada;
• Processos bem delineados e claros;
• Salários acima do mercado;

Exemplos do SWOT: Fragilidades

• Concorrentes são maiores e mais conhecidos no mercado.
• Tem uma organização de vendas interna inadequada.
• Tem uma organização de vendas externa inadequada ou incompleta.
• A gerência de vendas precisar ser substituída.
• Há uma incapacidade para recrutar pessoas satisfatoriamente.
• Tem uma imagem ruim quanto à qualidade.
• Falta à empresa uma rede de distribuidores ou ela é inadequada.
• Ela tem uma rede de serviços inadequada ou é inexistente.

Exemplo do SWOT: Oportunidades

• A empresa teve o controle acionário assumido por outra empresa que é um grande cliente potencial para os seus produtos;
• A empresa fundiu-se recentemente com outra empresa, dando a ela a vantagem de economias de escala na atividade manufatureira;
• Investimentos recentes deram à empresa uma vantagem sobre os seus concorrentes.

Exemplo do SWOT: Ameaças

• O maior cliente assumiu recentemente o controle de um dos maiores concorrentes.
• O grosso dos negócios no exterior é feito em dólares americanos.
• Os concorrentes estrangeiros estão construindo uma nova fábrica;

Além de usar a análise SWOT sobre a empresa, pode-se usar esta técnica também de maneira setorizada posteriormente.

Isso também permitirá compreender onde estão as potencialidades e fragilidades dessas áreas.

4. Por quê o Planejamento Estratégico é importante?

Primeiro de tudo, qualquer empresa independente do tamanho, almeja lucro e vida longa, não é verdade?

Porém, se uma empresa não sabe exatamente qual caminho seguir, como é possível ter sucesso?

Afinal, sem estudar o mercado, seus concorrentes, seus produtos e tudo mais, como pode implantar melhorias ou fugir de crises?

Sendo assim, a empresa que coloca metas e quer atingi-las o mais breve possível, não há outro caminho mais eficiente e eficaz do que elaborar e executar um plano estratégico empresarial.

Afinal, todas as organizações, mesmo que não sejam empresariais, que buscam na profissionalização mais eficiência e eficácia elaboram seus planos estratégicos.

De acordo com Stoner (1985), “É preciso que haja planos para que a organização tenha seus objetivos e para que se estabeleça a melhor maneira de alcançá-los. Além disso, os planos permitem que a organização consiga e aplique os recursos necessários para a consecução de seus objetivos, os membros da organização executem atividades compatíveis com os objetivos e os métodos escolhidos, e o progresso feito rumo aos objetivos seja acompanhado e medido, para que se possam tomar medidas corretivas se o ritmo do progresso for insatisfatório.”

Veja também: Planejamento Estratégico com a ferramenta 5w2h

A Time Consultoria lhe apoia na implantação desta ferramenta, nos contate!

Por: Audrey Faria – Sócia da Time Consultoria. Psicóloga/Coaching e Consultora em RH há mais de 10 anos.

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O método PDCA (do inglês: PLAN – DO – CHECK – ACT ou Adjust) é um método interativo de gestão de quatro passos, utilizado para o controle e melhoria contínua de processos e produtos. (fonte: Wikipédia)

O método PDCA é uma ferramenta baseada na repetição, aplicada sucessivamente nos processos buscando a melhoria de forma continuada para garantir o alcance das metas necessárias à sobrevivência de uma organização.

Sendo assim, pode ser utilizada em qualquer ramo de atividade, para alcançar um nível de gestão melhor a cada dia.

Seu principal objetivo, consequentemente é tornar os processos da gestão de uma empresa mais ágeis, claros e objetivos.

Sua aplicação consiste em quatro fases:

P (plan: planejar): seleção de um processo, atividade ou máquina que necessite de melhoria e elaboração de medidas claras e executáveis, sempre voltadas  para obtenção dos resultados esperados;

D (do: fazer): implementação do plano elaborado e acompanhamento de seu progresso;

C (check: verificar): análise dos resultados obtidos com a execução do plano e, se necessário, reavaliação do plano;

A (act: agir): caso tenha obtido sucesso, o novo processo é documentado e se transforma em um novo padrão.

(Fonte: Blog da Qualidade)

A importância dos ciclos

Vale lembrar que essa sequência é cíclica.

Ou seja, quando algo não trouxe o resultado esperado, os ajustes feitos na última etapa (Act) são novamente submetidos ao início do ciclo: planejamento, execução e checagem.

É preciso refletir sobre o que deu errado:

• foi um erro de execução?
• De planejamento?
• A ação não é tão eficaz?

A partir daí, o ciclo vai ser percorrido diversas vezes ao longo da resolução do problema, conforme diferentes ações e planos de ação vão sendo testados.

Resultado do PDCA com sucesso

Já em caso de sucesso no resultado, é feita a padronização do processo para garantir que boas práticas sejam repetidas.

Afinal, se determinada ação deu certo e trouxe o resultado que queríamos, o melhor é garantir que ela vai continuar sendo feita, não é mesmo?

3 fatores fundamentais no metodo PDCA

03 fatores são fundamentais para que se atinja as metas na utilização do método:

• Liderança atuante: “Primeiro, é preciso contar com a ajuda de uma liderança atuante e de pessoas que conduzam a organização no rumo de sua visão.

• Conhecimento técnico: Também é necessário haver conhecimento técnico disponível. Se a empresa é uma cervejaria, por exemplo, é preciso ter gente que entenda muito bem o negócio e o processo técnico de fazer cerveja.

• Conhecimento aplicado: O terceiro fator essencial é de fato aplicar o conhecimento de gestão, representado em sua essência pelo PDCA.

Como funcionam os projetos com base no método PDCA

Na prática, o próprio cliente auxilia a consultoria na aplicação do método.

O trabalho é feito a várias mãos e faz parte do processo ensinarmos fazendo junto, disseminando o conhecimento de forma que os bons resultados se perpetuem.

A participação de nossos clientes nesse processo é imperativa.

O conhecimento de gestão por si só não leva ao resultado.

Sendo assim, é sempre necessário que haja a parceria entre clientes e a empresa, com seu conhecimento técnico e liderança, em todas as etapas do projeto. (fonte: Na prática)

Usando esse método de forma preventiva e contínua, ele auxilia na identificação de possíveis melhorias nos processos, evita decisões impulsivas tomadas pela equipe e desperdícios de recurso, além de priorizar a medição de dados e resultados essenciais para o bom gerenciamento.

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O treinamento organizacional pode ser considerado um conjunto de práticas organizacionais, delineadas para gerar aprendizagens, tendendo a causar progresso no desempenho e crescimento pessoal.

Devido à razão que o mercado de trabalho atual se tornou completamente globalizado, pois as empresas têm concorrência não apenas com aquelas próximas fisicamente, mas com organizações em qualquer lugar do mundo.

Através da tecnologia a comunicação é ágil, além da competição de produtos e serviços que se tornou muito mais acirrada, de forma que fazer o óbvio deixa as organizações fora do mercado concorrente.

1. Elevar o nível de conhecimento dos participantes

Os programas de treinamento e desenvolvimento em geral podem ser resumidos em uma única palavra: aprendizagem.

Os objetivos podem até abranger outras vertentes, porém o maior desafio daqueles que ministram o treinamento é o de transmitir conhecimentos úteis para os participantes.

2. Alinhar o colaborador com a Missão/Visão e Valores organizacionais

O treinamento organizacional é considerado uma forma de desenvolver competências nos indivíduos.

Com o intuito de se tornarem pessoas mais produtivas, criativas e inovadoras, a fim de fornecer maior alinhamento com a missão, visão e valores da empresa e se tornarem cada vez mais valiosas.

3. Prepara os indivíduos para assumir mais responsabilidades

O papel do treinamento e desenvolvimento dentro da organização é desenvolver novas competências no trabalhador.

Além disso, maior conhecimento e teoria, são capazes também de produzir uma melhoria significativa no desempenho e produtividade dentro da empresa.

Como resultado, ao aumentar seu nível técnico e comportamental há a possibilidade de assumir atividades e responsabilidades de maior complexidade e cargos com elevado nível de responsabilidade.

4. Fortalecer a interação e comunicação continuamente

O treinamento e desenvolvimento surge para vivenciar o contexto da troca de experiências e não apenas para evoluir conhecimentos dentro de uma sala fechada.

As empresas que priorizam o aprendizado, tem seus colaboradores sendo estimulados em diversos aspectos, resultando em maior eficácia na entrega do produto e/ou serviço.

5. Aumenta as vantagens competitivas frente ao mercado

Primeiro de tudo investir em programas de desenvolvimento, se tornou uma forma das organizações atuais terem vantagens competitivas.

Como resultado percebeu-se que profissionais mais treinados se tornam mais preparados para desempenharem suas atividades da melhor forma possível.

Assim, além de elevar sua produção e cooperar para que a organização alcance lucro e metas propostas, indivíduos mais treinados adquirem mais conhecimentos e se tornam cidadãos melhores.

É importante que o processo de treinamento organizacional não seja encarado como um programa de fornecimento de cursos e informações soltas.

Certamente ele é um sistema muito mais complexo e necessita ser extremamente bem planejado e avaliado previamente para se ter garantia do sucesso buscado.

A Time Consultoria disponibiliza esta ferramenta. Nos contate.

Por: Audrey Faria – Psicologa, Consultora de RH

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O termo Kaizen significa Kai: mudar e Zen: bem, o que traduz o conceito de melhorar continuamente.

Esta melhoria está associada tanto a vida pessoal, doméstica, social e profissional e sua base fundamental é a melhoria incremental.

As atividades de Kaizen estão relacionadas ao Controle de Qualidade Total TQC (Total Quality Control), e para serem desenvolvidas, é necessário o envolvimento dos gerentes, supervisores e trabalhadores em todas as áreas da organização.

Desta forma, haverá melhoria de desempenho de todos os níveis, eliminação dos desperdícios, diminuição dos erros e outros fatores que afetam a produtividade.

Para ser eficiente, o Kaizen precisa contar com o apoio da diretoria, pois caso contrário seu crescimento e sua prática não ocorrerão.

O Kaizen procura alcançar a melhoria contínua em todos os níveis do processo, melhorando a produtividade e a qualidade, com o mínimo custo possível e em muitos casos, a custo zero, proporcionando a melhoria da qualidade dos produtos e serviços da organização e melhorando a satisfação de seus clientes internos e externos.

Conceitos do Kaizen

‘Hoje melhor do que ontem, amanhã melhor do que hoje!’

Para o Kaizen, é sempre possível fazer melhor, nenhum dia deve passar sem que alguma melhoria tenha sido implantada, seja ela na estrutura da empresa ou no indivíduo.

Sua metodologia então, traz resultados concretos, tanto qualitativamente, quanto quantitativamente, em um curto espaço de tempo e a um baixo custo.

Isso, conseqüentemente, aumenta a lucratividade, apoiados na sinergia gerada por uma equipe reunida para alcançar metas estabelecidas pela direção da empresa.

O Sistema de produção Toyota (Lean Manufacturing) é conhecido pela sua aplicação do princípio do Kaizen.

O conceito tem sua origem no meio industrial.

Desde então, os princípios do Kaizen se espalharam por todo o mundo.

E hoje são utilizados em diversas outras áreas que não apenas a de produtividade.

Origem

Kaizen é uma palavra de origem japonesa.

Por fim, significa mudança para melhor, usada para transmitir a noção de melhoria contínua na vida em geral, seja ela pessoal, familiar, social e no trabalho.

O Kaizen está pautado na eliminação de desperdícios.

Por conseguinte, com base no bom senso, no uso de ferramentas baratas que se apoiem na motivação e criatividade dos colaboradores para melhorar a prática de seus processos.

Sob o ponto de vista empresarial, é uma metodologia que permite baixar os custos e melhorar a produtividade.

Existem habilidades específicas, comportamentos e ações que precisam ser desenvolvidas para ser sustentado ao longo do prazo, posto que é uma melhoria contínua.

Além disso, o envolvimento de todos os colaboradores da empresa é essencial no kaizen, porque é uma metodologia que não se concentra nas elites.

Fonte: wikipedia

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Conceito do ciclo PDCA

O conceito do ciclo PDCA remete ao famoso administrador que o popularizou: Willian E. Deming. Mas, na verdade, o conceito do Ciclo PDCA surgiu na dácada de 30, idealizado pelo americano Walter Andrew Shewhart. Deming foi responsável por sua ampla divulgacão ao levá-lo para o Japão e aplicar na indústria local.

Definição de PDCA

São as iniciais em inglês das palavras:

• Plan
• Do
• Check
• Act

Em português, temos:

• Planejar
• Fazer
• Verificar
• Agir

Como o próprio nome diz, trata-se de um ciclo. Portanto, a melhoria se torna contínua a cada vez que o ciclo é ativado e retorna ao seu início.

Conceito de PDCA

A base desta ferramenta está na repetição. Ela é aplicada sucessivamente nos processos para que se busque a melhoria de forma continuada. Neste contexto, o planejamento, a padronização e a documentação são práticas importantes, assim como medições precisas. Outros fatores abordados pelo ciclo PDCA são os talentos e habilidades dos profissionais envolvidos.

As 4 etapas do Ciclo PDCA

Plan

Planejar em português. É a etapa em que se analisam os problemas que querem ser resolvidos, seguindo a seguinte ordem:

• Definição dos problemas
• Definição de objetivos
• Escolha dos métodos
• Se questionar 5 vezes porque o problema ocorreu, sempre tornando sua resposta mais completa.

Aqui, o conceito de PDCA já começa a se mostrar: a repetição estruturada e organizada em busca de soluções.

Do

Fazer. É hora de por a mão na massa, executando-se o que foi determinado no passo anterior:

• Treinar o método
• Executar
• Realizar eventuais mudanças
• Não procurar a perfeição, mas o que pode ser feito de forma prática
• Medir e registrar os resultados

Check

Esta é uma das etapas mais importantes que definem o conceito do PDCA num ciclo. Depois de checar, vamos procurar agir de forma melhorada:

• Verificar se o padrão esta sendo obedecido
• Verificar o que está funcionando e o que está dando errado
• Perguntar por quê?, a cada passo
• Com as respostas, treinar o método definido

Act

Hora de agir com mais assertividade.

• As coisas estão conforme programado? Continuar assim!
• Na verdade existem inconformidades? Então agir para corrigir e prevenir os erros!
• Melhorar o sistema de trabalho
• Repetir as soluções que se mostraram adequadas

Ao final da quarta fase, o conceito de PDCA recomenda o reinício do ciclo para se buscar uma melhoria continuada e ininterrupta.

Cuidados ao aplicar o método PDCA

• Só passe para a fase FAZER depois de ter se dedicado exaustivamente a fase PLANEJAR
• Caso perceba que na fase AGIR esta havendo um excesso de repetições e tentativas, retorna a fase PLANEJAR
• Evite um curto circuito no ciclo, pulando fases ou não se dedicando tempo suficiente aos questionamentos e busca dos porquês.

PDCA um conceito simples, mas que exige dedicação

Muitos se iludem ao aplicar o PDCA acreditando que é uma ferramenta que não exige trabalho dedicado e minucioso. Dentro os erros mais comuns podemos destacar:

• Falta de fundamentação ao responder aos porquês
• Análise de cenários incompleta
• Treinamento ineficiente
• Registros incompletos
• Medições imprecisas
• Padronização pouco detalhada

Fonte: Venki

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O que é 5W2H?

A ferramenta 5W2H é uma metodologia que pode ser utilizada em qualquer empresa a fim de registrar de maneira organizada e planejada como serão efetuadas as ações, assim como por quem, quando, onde, por que, como e quanto irá custar para a empresa.

Seu nome não é por acaso, pois designa uma sigla que contem todas as iniciais dos processos em inglês, sendo:

1 – What (o que)

2 – Who (quem)

3 – When (quando)

4 – Where (onde)

5 – Why (por que)

1 – How (como)

2 – How Much (quanto)

Existem também duas variações da ferramenta 5W2H: uma sem o How Much (quanto custará) formando 5W1H ou 5W3H que inclui a etapa “How many” (quantos).
 

Importância da ferramenta 5W2H

Em uma empresa que deseja crescer e fazer bons planejamentos, a ferramenta 5W2H é extremamente útil. O melhor é que pela sua praticidade, ela pode ser feita em organizações de qualquer porte, pois não necessita de uma equipe técnica especializada desde que tenha alguém que saiba realizar todo o processo e organizá-lo de maneira a obter muito sucesso.

É um método muito simples que agiliza todos os processos de uma empresa, ou seja, se tempo significa dinheiro, a empresa pode ganhar ainda mais dinheiro com a ferramenta 5W2H. Além disso, em um mercado altamente competitivo, a falta de planejamento de ações e processos pode gerar inúmeros prejuízos, além de perda de vantagem competitiva.

1 – What?

Pergunta a ser respondida: O que será feito?

A resposta nada mais é do que o objetivo que você deseja alcançar. Será feito melhorias na produção, aumento de vendas, etc.?

2 – Why?

Pergunta a ser respondida: Por que isso será feito?

Quais os motivos que justificam o que será feito (What). É para melhorar algo, resolver um problema ou o quê?

3 – Where?

Pergunta a ser respondida: Onde (em que local) será feito?

Muitos “pulam” esta parte da planilha 5W2H porque consideram que o local sempre será a empresa em si. É importante detalhar ainda mais o lugar onde será executada a ação, como por exemplo, o departamento responsável.

Se a empresa for micro ou pequena e não estiver dividida em departamentos, então pode colocar somente “empresa”.

4 – Who?

Pergunta a ser respondida: Quem irá fazer?

Sabe o seu objetivo inicial (What)? Quem irá te ajudar a alcançá-lo? Se para chegar lá é preciso a elaboração de diversos processos e ações, quem ficará responsável por cada ação?

Cuidado para não designar pessoas erradas ou irresponsáveis para realizar determinadas ações, pois isso pode prejudicar o prazo (When) e custos (How Much).

5 – When?

Pergunta a ser respondida: Quando será feito?

Todo bom planejamento possui um prazo determinado para que o objetivo principal seja alcançado. Assim, nesta parte a resposta deve ser uma data para a execução da ação.

1 – How?

Pergunta a ser respondida: Como será feito?

Detalhe qual o processo que será feito para atingir o seu objetivo. Tente ser o mais específico possível.

2 – How Much?

Pergunta a ser respondida: Quanto irá gastar?

Hummm…chegou o momento de mexer no bolso e ver o quanto irá gastar com este plano de ação. Não se esqueça de incluir todas as despesas com pessoal (Who), equipamentos, processos, etc. Por isso é importante seguir as etapas anteriores de maneira correta para fazer o cálculo preciso de quanto custará e ver se isso se adéqua aos seus recursos disponíveis.

Respondidas as perguntas de maneira correta, sua metodologia 5W2H estará completa e depois é só colocar tudo em prática para ganhar muito mais dinheiro em sua empresa.

Fonte: Google

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O programa 5s é uma das ferramentas do pensamento Lean que nos ajuda a criar a cultura da disciplina, identificar problemas e gerar oportunidades para melhorias.

A proposta do 5s é reduzir o desperdício de recursos e espaço de forma a aumentar a eficiência operacional.

Metodologia do Programa 5s

Nas organizações, a metodologia permite desenvolver uma melhoria contínua na destinação dos materiais.

Esta metodologia consequentemente melhora o clima organizacional, a produtividade e consequentemente a motivação dos funcionários.

Dividida em 5 palavras de origem japonesa: seiri, seiton, seiso, seiketsu e shitsuke.

Cada uma destas palavras, como resultado busca despertar a atenção para um senso de responsabilidade.

1. Seiri – Senso de Utilização

O “S” seiri representa o senso de utilização dos recursos.

Assim como a folha de uma planta descarta a folha seca e sem utilidade, o mesmo deve acontecer com os recursos e materiais desnecessários ou inúteis para o processo produtivo da empresa.

Procure pela empresa itens fora do lugar ou sem utilidade como:

• Materiais
• Ferramentas
• Peças de reposição
• Documentos
• Informativos

Nesta fase, um questionamento que deve ser feito é: “Nós precisamos disso?”

A resposta com certeza irá ajudar muito a tomada de decisão e caso o indivíduo não seja capaz de responder esta pergunta, é recomendável marcar o ítem de alguma maneira para outra pessoa ir lá e conferir posteriormente.

Esta marcação pode ser feita através de uma etiqueta amarela ou vermelha, pois assim o ítem ficará destacado e os responsáveis poderão analisar com cuidado posteriormente.

Na etiqueta, poderá constar a data da inspeção ou mesmo uma descrição apontando a dúvida anterior.

Como cada empresa é complexa em diferentes aspectos, o melhor padrão é aquele criado levando em consideração as singularidades do local e da maneira de trabalhar.

2. Seiton – Senso de Organização (Ordem)

Nutrientes são destinados de maneira natural para as diferentes regiões do corpo humano que destes necessitam.

Na empresa, este raciocício não é diferente.

O senso de organização como resultado, estimula a colocar tudo que é necessário em locais predeterminados dentro do processo produtivo e da organização dos departamentos.

Para começar, é preciso colocar cada ítem em seu devido lugar.

Após, é interessante colocar ao alcance das mãos o que é mais usado no dia-a-dia. A premissa do seiton é: “o que não está classificado não está organizado”.

3. Seiso – Senso de Limpeza

O senso de limpeza desperta atenção tanto para o aspecto pessoal, da aparência, quanto do ambiente de trabalho e também dos processos.

Quanto menos sujeira no ambiente de trabalho e quanto mais atenção a melhorar o que já está limpo, melhor. No mundo utópico do senso de limpeza, o banheiro ficará mais limpo ao indivíduo sair dele. As pessoas que deixam rastro de sujeira por onde passam estão na contra-mão do senso de limpeza.

Na fase de implantação do seiso, é interessante não só limpar, mas também questionar alguns pontos. São eles:

• Quanta limpeza é necessária para a segurança dos trabalhadores de forma a facilitar o uso e a manutenção dos equipamentos?
• Quanto de limpeza é necessária para uma qualidade de vida no trabalho?
• Como a limpeza contribui para melhorar a qualidade do produto?
• Ao limpar, é notado algum problema na manutenção que deverá ser posteriormente abordado?

É importante por fim, após a implementação do seiso tirar uma foto do ambiente e fixar ela em um local visível para informar a todos o novo padrão de limpeza que deverá ser seguido.

4. Seiketsu – Senso de Padronização

Após a faxina (implementação do seiri, seiton e Seisu), é preciso “tornar comum” na cultura da empresa alguns valores e normas de comportamento. Geralmente, são criadas regras e normas para manter o que foi conquistado e a organização investe na conscientização destas normas. Não é simples manter os níveis atingidos, pois conforme mencionado antes: “Dever é escola primária, compreender é universidade”.

No mundo perfeito dos 5s, no entando as regras e normas não são necessárias pois é da natureza do funcionário manter o padrão conquistado.

Nesta fase também é levantado as fontes de sujeira e as soluções para minimizar o impacto.

Geralmente é atribuído a cada funcionário alguma função que contribua para a limpeza como rotinas programadas com periodicidades semanais, quinzenais e mensais e fica por responsabilidade da gerência acompanhar se o mesmo está sendo praticado.

Nesta fase é muito importante tornar estas rotinas e atribuições de tarefas viáveis e realizáveis.

5. Shitsuke – Senso de disciplina

O “S” shitsuke valoriza a necessidade de atenção e autogestão. Nesta fase são implantados programas que funcionam como um método pedagógico no intuito de ensinar os novos funcionários e reciclar os funcionários anteriores. O objetivo é monitorar, controlar e manter a disciplina para que todos os 5s sejam aplicados continuamente.

Os responsávies pelo shitsuke não devem ser encarados como fiscais e sim como facilitadores pois se o 5s for encarado como um dever, o resultado será somente para aquele momento do programa. Por outro lado, se for compreendido como uma filosofia de vida e de trabalho, o programa 5s oferecerá resultados a médio e longo prazo e beneficiará a qualidade de vida de todos os envolvidos melhorando os resultados da organização.

Fonte: www.citisystems.com.br/

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